Phòng Tài chính Kế toán

DALN    

I. Quá trình hình thành và phát triển

Phòng Tài chính kế toán hình thành và phát triển cùng với sự phát triển của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. Cho đến năm 2011, số dự án hoạt động do Ban quản lý là 15 dự án và số lượng cán bộ Kế toán là 24 cán bộ.

Tập thể cán bộ Phòng TCKT là một tập thể với đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm và rất nhiệt tình, có trách nhiệm trong công tác. Những năm gần đây, Phòng bổ sung thêm nhiều cán bộ trẻ được đào tạo từ các trường Đại học chuyên ngành về tài chính, kế toán. Cán bộ của Phòng đều thấm nhuần tư tưởng chỉ đạo là làm việc phải tuân thủ dúng chính sách chế độ, vận dụng linh hoạt vào thực tế các hoạt động của Ban, dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của Ban.

Dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo Ban, Phòng TCKT quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, đảm bảo thu, chi đúng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí. Nhờ vậy, các nguồn lực của Ban quản lý dự án nói chung và các dự án nói riêng được sử dụng có hiệu quả, cơ sở vật chất không ngừng được cải thiện, mua sắm và trang bị mới. Điều đó góp phần tích cực trong công tác đổi mới và nâng cao chất lượng quản lý và thực hiện tốt các hoạt động của dự án. 

Trong các năm qua, Phòng TCKT đều đạt được danh hiệu tập thể xuất sắc, được nhận giấy khen của Lãnh đạo BQL các dự án Lâm nghiệp. Cán bộ của phòng được nhận bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

II. Chức năng, nhiệm vụ

1. Chức năng

Phòng Tài chính kế toán có chức năng tham mưu và giúp Lãnh đạo Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp về công tác tài chính, kế toán, quản lý và sử dụng tài sản của Ban.

2. Nhiệm vụ

Thống nhất quản lý các hoạt động tài chính, kế toán của Ban và dự án. Hướng dẫn, kiểm tra và giám sát công tác kế toán của từng dự án theo quy định của Nhà nước và các Nhà tài trợ.

Hướng dẫn việc theo dõi và quản lý, sử dụng tài sản của Văn phòng Ban và văn phòng Ban quản lý dự án Trung ương. Tham mưu công tác thanh lý tài sản cố định, xử lý tài sản thiếu, thừa, mất, hỏng của Văn phòng Ban theo quy định.

Tổng hợp kế hoạch tài chính, kế hoạch giải ngân theo tháng, quý, hàng năm của các dự án theo văn kiện đã được ký kết, bao gồm vốn ODA và vốn đối ứng trong nước để báo cáo Trưởng ban trình Bộ phê duyệt. Hướng dẫn thực hiện kế hoạch tài chính đối với các dự án sau khi được phê duyệt.

Tham gia xây dựng các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, định mức chi tiêu, quy chế quản lý tài chính theo đặc thù của từng chương trình, dự án.

Kiểm tra, kiểm soát nội bộ, giám sát và đề xuất các biện pháp xử lý trong việc thực hiện kế hoạch giải ngân và quản lý các nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp, vốn viện trợ không hoàn lại của nước ngoài và vốn vay của các tổ chức tài chính khác đúng mục đich, có hiệu quả, phù hợp với các Văn kiện dự án đã ký kết và quy định hiện hành của Nhà nước.

Tổng hợp báo cáo quyết toán hàng năm của toàn Ban (báo cáo tài chính của các dự án và Văn phòng Ban) trình Trưởng ban báo cáo Bộ và các cơ quan có liên quan theo quy định.

Tham mưu về công tác kiểm toán, tổ chức kiểm tra chế độ kế toán, tài chính. Tổ chức thẩm tra số liệu quyết toán hàng năm đối với các dự án thành phần theo phân cấp. Hướng dẫn các dự án lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành để Ban trình Bộ và các ngành liên quan thẩm định, phê duyệt.

Theo dõi, giám sát, đề xuất phương án xử lý trong công tác đấu thầu và mua sắm hàng hóa của các dự án theo quy định của Bộ và ủy quyền của Trưởng ban.

Hướng dẫn công tác quản lý tài chính, kế toán cho dự án các cấp và chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện.

Thực hiện công tác nghiệm thu, bàn giao kết quả, trang thiết bị khi kết thúc dự án.

Giúp Trưởng ban quản lý kinh phí Văn phòng Ban theo quy định.

Tham gia xây dựng các chương trình, dự án mới liên quan đến cơ chế tài chính, kế toán.

Là thành viên của Tổ chuyên gia đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu và pháp luật liên quan.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng ban giao.

III. Quy định về công tác tài chính, kế toán

1. Nguyên tắc quản lý tài chính và sử dụng tài sản công

1.1. Quản lý Tài chính

Tất cả các khoản chi ngân sách nhà nước (Bao gồm vốn đối ứng, vốn vay và viện trợ không hoàn lại …) trong các Dự án và văn phòng Ban phải được kiểm tra, kiểm soát trước, trong và sau quá trình cấp phát thanh toán. Các khoản chi phải có trong kế hoạch, dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phải chi đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức và được Trưởng ban hoặc người được uỷ quyền quyết định chi. Người ra quyết định chi phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật. Mọi khoản chi tiêu phải đảm bảo có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ.

Cá nhân, đơn vị trực tiếp thực hiện việc chi tiêu phải chịu trách nhiệm về sự rõ ràng, chính xác, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ đề nghị thanh toán, nếu vi phạm phải xử lý theo các quy định của Pháp luật hiện hành.

2.2. Sử dụng tài sản công

Việc cấp trang thiết bị và phương tiện làm việc phải theo Quyết định số 170/2006/QĐ - TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước;

Trang thiết bị và phương tiện làm việc của các Dự án, Văn phòng Ban phải được quản lý, sử dụng theo đúng các quy định hiện hành của nhà nước và nhà tài trợ;

Việc mua sắm, thanh lý trang thiết bị và phương tiện làm việc phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, chế độ hiện hành của nhà nước và nhà tài trợ;

Kinh phí mua sắm trang thiết bị và phương tiện làm việc phải có trong kế hoạch và dự án được duyệt hàng năm. Các Dự án và Văn phòng Ban có trách nhiệm mua sắm, cấp phát cho đối tượng sử dụng và mở sổ sách theo dõi quản lý về số lượng, giá trị, chủng loại của các thiết bị và phương tiện làm việc theo quy định hiện hành.

2.Tổ chức công tác kế toán

Mỗi dự án được biên chế/sắp xếp một Bộ phận kế toán, chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Kế toán trưởng/Trưởng phòng Tài chính, Kế toán. Bộ phận kế toán dự án có một người phụ trách (Phụ trách bộ phận Kế toán dự án) do Trưởng ban quyết định phân công/bổ nhiệm theo đề nghị của Kế toán trưởng và Giám đốc dự án. Phụ trách bộ phận Kế toán dự án thuộc biên chế của Phòng TCKT, chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Giám đốc dự án và Trưởng Ban về công tác kế toán dự án. Nhiệm vụ cụ thể của từng Kế toán viên dự án do Giám đốc dự án và phụ trách kế toán phân công.

Nhiệm vụ của các phó trưởng phòng TCKT do Trưởng phòng Tài chính, kế toán đề xuất phân công, Trưởng ban phê duyệt. Các phó trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Trưởng ban, trước các cơ quan Nhà nước và pháp luật đối với các nội dung được phân công, uỷ quyền.

Các Kế toán viên cuối năm đều phải có nhận xét đánh giá của Phòng TCKT về mức độ hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn được giao trước khi được đánh giá nhận xét tại các dự án.

Toàn bộ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán của văn phòng dự án Trung ương được bảo quản, lưu giữ tại Văn phòng dự án. Khi dự án đã kết thúc (hoàn thành mọi công việc phê duyệt QT dự án hoàn thành, xử lý tài sản ) sẽ được bàn giao cho Phòng tài chính kế toán quản lý, lưu trữ, bảo quản theo quy định của Luật kế toán.

3. Uỷ quyền cho Giám đốc dự án

Để tăng cường quyền hạn, trách nhiệm và tính chủ động cho Giám đốc dự án, Trưởng ban uỷ quyền cho Giám đốc dự án được giải quyết các công việc liên quan đến tổ chức, thực hiện dự án như sau:

a) Những công việc thuộc thẩm quyền của Chủ đầu tư trong quá trình thực hiện các dự án sử dụng vốn Ngân sách Nhà nước do Bộ quản lý, Trưởng ban không ủy quyền vàsẽ do Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban (được Trưởng ban uỷ quyền) trực tiếp duyệt ký theo quy địnhgồm:

- Ký kết Hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 năm trở lên

- Ký kết, tạm ứng, thanh quyết toán và thanh lý các Hợp đồng dịch vụ Tư vấn, xây lắp, mua sắm tài sản cố định theo phân cấp ủy quyền của Bộ

- Phê duyệt kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch năm

- Kiểm tra, giám sát, đánh giá (ngoài các cuộc kiểm tra, giám sát, đánh giá của nhà tài trợ)

- Phê duyệt Hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, xây lắp và mua sắm hàng hóa;

- Phê duyệt điều chỉnh, bổ sung hợp đồng trong hoạt động xây dựng theo phân cấp, ủy quyền của Bộ;

- Phê duyệt dự toán chi Ban quản lý Trung ương;

- Thẩm định quyết toán năm, quyết toán dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án tỉnh (nếu chưa phân cấp)

- Thanh lý tài sản của dự án theo phân cấp của Bộ

- Phê duyệt dự toán chi các Hội nghị, hội thảo, tập huấn của Ban quản lý các dự án Trung ương

- Phê duyệt dự toán chi các đoàn tham quan học tập trong và ngoài nước, các đoàn giám sát, đánh giá dự án doBQLdự án Trung ương tổ chức

- Ký các văn bản gửi Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các đơn vị liên quan (ngoài các đơn vị thuộc vùng dự án do Giám đốc quản lý)

- Một số công việc khác không đề cập tại điểm b dưới đây

b) Những công việc được Trưởng ban ủy quyền cho Giám đốc dự án chủ động giải quyết và hoàn toànchịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và Trưởng ban về thực hiện các nhiệm vụ và quyết định của mình. Hàng Quý báo cáo bằng văn bản cho Trưởng ban về các công việc đã thực hiện theo ủy quyền như sau:

- Tổ chức thực hiện và báo cáo thường xuyên các Hợp đồng dịch vụ Tư vấn, Xây lắp, mua sắm tài sản cố định theo phân cấp ủy quyền của Bộ;

- Kýkết, thực hiện, tạm ứng, thanh quyết toán và thanh lý các Hợp đồng dịch vụ Tư vấn, xây lắp, mua sắm tài sản cố định có giá trị từ 500 triệu đồng trở xuống theo phân cấp ủy quyền của Trưởng Ban

- Quản lý và ký tạm ứng, thanh toáncác chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi, UNC (Ngân hàng,bảng kê, phiếu giáKho bạc) thuộc các khoản chiquản lý dự án:

+ L­­ương, tiền công, các khoản phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể theo chế độ, theo hợp đồng đã ký

+ Các khoản trích nộp (BHXH, KPCĐ, BHYT…)

+ Thanh toán dịch vụ công cộng (tiền điện, tiền nước, tiền nhiên liệu, vệ sinh, khoán phương tiện…)

+ Chi vật tư văn phòng (văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng...)

+ Chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc (điện thoại trong nước, quốc tế; cước bưu chính, fax, tuyên truyền, quảng cáo, internet, tạp chí, khoán điện thoại…)

+ Chi hội nghị, họp thường xuyên

+ Chi công tác phí (vé máy bay, phụ cấp công tác, thuê phòng ngủ, khoán công tác phí...)

+ Chi thuê mướn (thuê vận chuyển, nhà, đất, phiên dịch, biên dịch...)

+ Chi đoàn ra, đoàn vào

+ Chi sửa chữa tài sản phục vụ quản lý, công tác chuyên môn (ô tô, xe máy, nhà cửa, máy tính, máy in, fax....)

+ Chi khác ( tiếp khách theo quy định của Nhà nư­­ớc và định mức chi tiêu của từng dự án)

- Các khoản trên thuộc chi quản lý dự án, chi thường xuyên đã được cấp có thẩm quyền hoặc Trưởng Ban phê duyệt

+ Hội nghị hội thảo, đào tạo, tập huấn có giá trị dưới 200 triệu đồng

+ Dịch vụ tư vấn, tuyên truyền, khuyến nông, khuyến lâm

+ Các hoạt động khác.

- Giám đốc dự án đ­­ược ký duyệt tạm ứng, thanh toán tạm ứng, thu hồi tạm ứng kinh phí dự án để thực hiện các khoản chi được uỷ quyền nói trên. Giám đốc và Phụ trách bộ phận Kế toán dự án hoàn toàn chịu trách nhiệm tr­­ước Trưởng ban và Pháp luật về tính hợp pháp của chứng từ thanh toán của các nội dung chi tiêu đã được uỷ quyền

- Giám đốc dự án đ­­ược ký thanh toán, chuyển vốn cho các tỉnh thuộc dự án quản lý theo quy chế tài chính của dự án hoặc theo quy định hiện hành

- Giám đốc dự án ký đơn rút vốn, SOE, báo cáo để bổ sung tài khoản đặc biệt, tài khoản tạm ứng; 

- Giám đốc dự án ký đơn rút vốn thanh toán trực tiếp (khi có văn bản ủy quyền)

c) Những việc khác phát sinh trong thực tế: Trong quá trình thực hiện nếu có những vấn đề mới phát sinh (ngoài những công việc quy định tại điểm b Điều này thì Giám đốc dự án báo cáo bằng văn bản gửi Trưởng ban để bổ sung, sửa đổi kịp thời nhằm đáp ứng tiến độ của dự án

4. Chi tạm ứng

4.1. Người vay tạm ứng phải là cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng đang làm việc tại các dự án, văn phòng Ban. Người xin vay tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu quy định), kèm theo các giấy tờ có liên quan để chứng minh nội dung và số tiền cần xin tạm ứng.

4.2. Tiền tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích, không được chuyển giao cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (theo mẫu quy định) đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tiền không chi hết phải nộp lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, Kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng của người ký nhận tạm ứng.

4.3. Chỉ được tạm ứng tiếp khi số tiền tạm ứng kỳ trước (có cùng nội dung công việc) đã thanh toán dứt điểm

4.4. Các khoản tạm ứng, ứng trước cho các nhà thầu phải có đầy đủ căn cứ, dự toán, hợp đồng và các thủ tục mua sắm đấu thầu theo quy định.

5. Trình tự và điều kiện thanh toán

Trình tự ký duyệt chứng từ thanh toán phải được thực hiện theo quy định của Luật kế toán và hướng dẫn chi tiết của Phòng Tài chính, Kế toán, cụ thể như sau:

5.1. Trước hết chứng từ gốc phải được tập hợp đầy đủ theo mẫu bảng kê thanh toán (mẫu thống nhất của Ban), sau đó chuyển cho Bộ phận Kế toán dự án. Phụ trách bộ phận kế toán dự án có nhiệm vụ kiểm tra soát xét tínhhợp pháp, hợp lệ,ký vào bảng kê chứng từ thanh toán vàphải chịu trách nhiệm về sự rõ ràng, chính xác, trung thực của các chứng từ kèm theorồi trực tiếp trình lên Giám đốc dự án, Kế toán trưởng ký hoặc các phó trưởng phòng TCKT (được phân công) và Trưởng ban hoặc phó Trưởng ban (theo phân công) ký duyệt chi.

5.2. Trường hợp chứng từ xin thanh toán thuộc phạm vi đã được uỷ quyền về quản lý chi tiêu cho Giám đốc dự án (Giám đốc dự án không phải là Lãnh đạo Ban). Phụ trách bộ phận kế toán dự án có nhiệm vụ kiểm tra soát xét tínhhợp pháp, hợp lệ,ký vào bảng kê chứng từ thanh toán vàphải chịu trách nhiệm về sự rõ ràng, chính xác, trung thực của các chứng từ kèm theorồi trực tiếp trình Kế toán trưởng hoặc các Phó trưởng phòng TCKT (được phân công), Giám đốc dự án ký duyệt chi.

5.3. Tất cả chứng từ xin tạm ứng/thanh toán cần phải chuyển đến Bộ phận kế toán dự án ít nhất là trước một ngày làm việc.

5.4. Chứng từ chuyển đến Phòng Tài chính Kế toán, nếu đảm bảo đầy đủ các điều kiện thanh toán thì chậm nhất sau 01 ngày làm việc (đối với chứng từ chi tiêu thường xuyên) Ban phải giải quyết xong. Trường hợp các chứng từ chi Tư vấn quốc tế, hội nghị, đào tạo, tập huấn, mua sắm TSCĐ, sửa chữa, … có số tiền thanh toán lớn, sẽ được xem xét lâu hơn, nhưng không quá 3 ngày làm việc phải giải quyết xong.

5.5. Kế toán dự án chỉ được viết phiếu chi khi chứng từ đề nghị tạm ứng/thanh toán đã có đầy đủ các chữ ký theo quy định. Trong trường hợp Kế toán trưởng không thống nhất với quyết định của Giám đốc dự án thì phải báo cáo kịp thời Trưởng ban (Chủ tài khoản) xem xét quyết định;

6. Thanh toán tiền tàu, xe đi nghỉ phép năm

6.1. Căn cứ thực hiện: Theo quy định tại Thông tư số 108 TC/HCSN ngày 30/12/1993 của Bộ Tài chính quy định chế độ phụ cấp tàu, xe cho cán bộ, viên chức Nhà n­ước đi nghỉ phép hàng năm; Công văn số 1374/TCKT ngày 27/3/2001 của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc thanh toán tiền tàu, xe đi nghỉ phép hàng năm và các văn bản sửa đổi, bổ sung tiếp theo (nếu có).

6.2. Đối tượng áp dụng: Cán bộ, viên chức thuộc Ban.

6.3. Những quy định cụ thể

Tiền tàu, xe đi nghỉ phép chỉ thanh toán cho các đối tượng trên, mỗi năm 01 lần (cả lượt đi và lượt về) theo giá cước của các phương tiện thông thường. Trường hợp đi bằng máy bay, hoặc thuê xe riêng cũng chỉ được thanh toán theo giá cước của các loại phương tiện vận tải thông thường.

Tiền tàu, xe đi nghỉ phép năm chỉ được thanh toán trong năm đó (Trường hợp đặc biệt cũng chỉ được thanh toán trong phạm vi quý I năm sau).

7. Chi hội nghị, tiếp khách

7.1. Chế độ chi hội nghị

a) Đối với các dự án chi theo chế độ hiện hành đối với dự án

b) Đối với các khoản chi thuộc ngân sách của văn phòng Ban, hoặc các khoản chi sau đó phân bổ về các dự án. Mức chi hội nghị theo quy định của nhà nước hiện hành.

7.2. Tổ chức tiếp khách của cơ quan

Chi tiếp khách phải đúng chế độ hiện hành của nhà nước.

8. Quản lý quỹ tiền mặt

8.1. Thủ quỹ chỉ được phát tiền khi phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền theo quy định.

8.2. Người nhận tiền phải trực tiếp ký và ghi rõ họ tên, số tiền (ghi bằng chữ) vào phiếu chi. Trường hợp nhận thay phải có giấy uỷ quyền của người được nhận tiền. Nếu là người ngoài Ban phải có giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ được cử đến nhận tiền mặt kèm theo chứng minh thư nhân dân.

8.3. Việc đối chiếu sổ quỹ giữa kế toán các dự án và thủ quỹ của Ban phải được thực hiện thường xuyên. Thủ quỹ không được chi tiền vượt quá số dư tiền mặt của từng dự án, hoặc từng nguồn vốn trong cùng một dự án.

8.4. Quỹ tiền mặt phải được kiểm kê thực tế cùng với việc khoá sổ cuối tháng, quí, năm có sự giám sát của Trưởng phòng tài chính kế toán và các phụ trách bộ phận kế toán dự án. Đối với kiểm kê năm được tiến hành vào ngày 31/12 hàng năm để đối chiếu số dư và lập báo cáo tài chính năm. Ngoài ra theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính, quỹ tiền mặt sẽ được kiểm kê đột xuất. Hàng ngày trước khi hết giờ làm việc buổi chiều, Thủ quỹ phải tiến hành cộng sổ, kiểm kê đối chiếu tiền mặt tồn quỹ, niêm phong két sắt trước khi ra về.

9. Quản lý và sử dụng trang thiết bị, tài sản

Việc quản lý và sử dụng các trang thiết bị, tài sản của Ban và các dự án được thực hiện theo Điều 16 - khoản 3 của Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp, ngoài ra cần lưu ý một số quy định cụ thể sau đây:

9.1. Các tài sản, trang thết bị được giao cho đơn vị hoặc cá nhân nào thì tập thể hoặc cá nhân đó có trách nhiệm quản lý và sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả. Khi có sự cố xảy ra phải báo ngay cho các Phòng nghiệp vụ và các Dự án có liên quan để xem xét giải quyết.

9.2. Nếu đơn vị, cá nhân để mất mát, hư hỏng tài sản do thiếu tinh thần trách nhiệm thì phải bồi thường thiệt hại. Mức bồi thường sẽ do hội đồng giám định tài sản quyết định.

9.3. Tài sản, máy móc thiết bị giao cho cá nhân quản lý, sử dụng, trước khi thuyên chuyển công tác, về nghỉ chế độ hoặc dự án kết thúc, đều phải giao trả lại cho Dự án hoặc Ban.

9.4. Nghiêm cấm sử dụng tài sản công vào việc riêng hoặc cho thuê, cho mượn khi chưa có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

9.5. Quản lý tài sản là ô tô và thiết bị chuyên dùng đặc biệt: Sẽ có quy định riêng, giao Phòng Tài chính, Kế toán chủ trì xây dựng trình Trưởng ban ký ban hành để thực hiện.

10. Mua sắm, sửa chữa, kiểm kê và thanh lý tài sản cố định

10.1. Mua sắm và sửa chữa tài sản

Căn cứ thực hiện: Hiệp định đã ký với nhà tài trợ và quy định hiện hành nhà nước. Khi tiến hành mua sắm, sửa chữa tài sản cố định phải chấp hành đầy đủ mọi quy định hiện hành của Nhà nư­ớc Việt Nam và phía đối tác n­ước ngoài trên cơ sở nội dung Hiệp định đã ký, ngoài ra cần l­ưu ý một số điểm sau:

Tr­ước khi mua sắm, sửa chữa máy móc, thiết bị, phư­ơng tiện phải có tờ trình xin sửa chữa kèm theo dự trù kinh phí.

Hoá đơn Bộ Tài chính (nếu có giá trị trên 100.000 VND) đều phải viết bằng giấy than, có đầy đủ các chữ ký theo quy định, phải ghi rõ mã số thuế, ngày tháng năm, tên, địa chỉ đơn vị bán, đơn vị mua, có đóng dấu của đơn vị bán hàng (nếu là các Doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước) để làm căn cứ thanh toán và thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.

Tài sản mua về phải được lập biên bản giao nhận cụ thể với từng đơn vị, người quản lý, sử dụng.

10.2. Kiểm kê tài sản

Hàng năm văn phòng Ban và các Dự án phải tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản (bao gồm tài sản cố định và công cụ dụng cụ) thuộc đơn vị quản lý và sử dụng cùng với việc khoá sổ kế toán vào cuối ngày 31/12 để lập báo cáo tài chính năm. Kế toán phải thực hiện đối chiếu giữa sổ sách với số thực tế kiểm kê, xác định rõ nguyên nhân thừa – thiếu (nếu có) và đề xuất biện pháp giải quyết.

Báo cáo kiểm kê tài sản phải nêu đầy đủ các chỉ tiêu giá trị, hiện vật… theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời phải ghi rõ địa điểm, tên cá nhân hoặc đơn vị quản lý và sử dụng tài sản, có chữ ký của từng người đang quản lý sử dụng hoặc người đứng đầu của đơn vị đối với tài sản sử dụng chung hay nhiều người cùng sử dụng.

Nếu có sự thay đổi địa điểm hoặc trụ sở làm việc, các Dự án, Văn phòng Ban phải kiểm kê lại toàn bộ tài sản của đơn vị mình quản lý, xác định chính xác người đang quản lý, sử dụng bằng việc ký xác nhận đang quản lý và sử dụng làm cơ sở cho việc theo dõi, quản lý tài sản trong các Dự án và văn phòng Ban.

Khi kết thúc dự án, Giám đốc dự án và Phụ trách bộ phận kế toán cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê và lập phương án xử lý tài sản theo thông tư số 116/2005/TT- BTC ngày 19/12/2005 của Bộ Tài chính về việc “Hướng dẫn việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nước khi dự án kết thúc”.

10.3. Thanh lý tài sản cố định:

Việc thanh lý tài sản cố định phải được thực hiện theo các quy định của chế độ kế toán Nhà nước hiện hành và theo các văn bản phân cấp uỷ quyền về quản lý, xử lý tài sản của Bộ Nông nghiệp và PTNT.

11. Quản lý vốn đối ứng, vốn vay, vốn viện trợ

Giám đốc và Phụ trách kế toán dự án thường xuyên báo cáo tình hình sử dụng vốn đối ứng, vốn vay, vốn viện trợ của dự án theo thông báo kế hoạch vốn đối ứng năm, theo hiệp định và thông báo của nhà tài trợ hoặc của các ngân hàng quản lý tài khoản cho dự án cho Trưởng ban và Phòng tài chính kế toán để kịp thời phản ánh và đối chiếu.

Sau khi tiếp nhận vốn, thanh toán bổ sung tài khoản tạm ứng (Tài khoản đặc biệt) hay thanh toán trực tiếp ở nước ngoài, kế toán dự án làm các thủ tục tiếp nhận vốn nước ngoài theo qui định (lập thông tri đối với các dự án vốn vay, lập xác nhận viện trợ đối với các khoản viện trợ).

Cuối năm kế toán dự án lập đối chiếu xác nhận vốn đối ứng với Kho bạc phần tiếp nhận vốn đối ứng, lập tổng hợp xác nhận viện trợ, bổ sung xác nhận viện trợ và thông tri đối với nhận vốn nước ngoài, tổng hợp thông tri cấp vốn nước ngoài đối với dự án vốn vay và vốn viện trợ không hoàn lại uỷ thác qua các tổ chức đa phương, tổng hợp, bổ sung xác nhận viện trợ trong năm đảm bảo mọi khoản vốn tiếp nhận có xác nhận, đối chiếu đến 31/12 hàng năm.

Đối với vốn đối ứng được cấp phát bằng nguồn sự nghiệp cho hoạt động quản lý của văn phòng Ban và cho các dự án viện trợ, vay ... sẽ tập trung quản lý và quyết toán tại văn phòng Ban. Hàng năm, sau khi được cấp có thẩm quyền thẩm tra, phê duyệt sẽ phân bổ về các dự án, đối tượng thụ hưởng tính vào chi phí thực hiện dự án, là số đóng góp của chính phủ Việt Nam, để tổng hợp báo cáo quyết toán toàn dự án.

Trưởng phòng Tài chính, Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức công tác Kế toán và hướng dẫn các dự án tổ chức thực hiện từ ngày 01 tháng 01 năm 2010

12. Kế toán, Kiểm toán, quyết toán, thẩm tra phê duyệt

12.1. Chế độ kế toán áp dụng: Các Dự án ĐTXDCB và hỗn hợp áp dụng chế độ kế toán chủ đầu tư ban hành kèm theo quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 26/12/2000, các dự án HCSN và Văn phòng Ban áp dụng chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài Chính ban hành. Kế toán trưởng/Trưởng phòng Tài chính, Kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn thực hiện.

12.2. Kiểm toán báo cáo tài chính năm

Kiểm toán báo cáo tài chính năm đối với các dự án ODA là quy định của Chính phủ và Nhà tài trợ, do vậy tất cả các dự án đều phải thực hiện. Căn cứ đặc điểm, tình hình thực tế của các dự án, có một số quy định cụ thể sau đây:

a) Các dự án viện trợ không hoàn lại: Thời hạn hoàn thành kiểm toán báo cáo tài chính trước ngày 31 tháng 5 hàng năm;

b) Các dự án vốn vay: Thời hạn hoàn thành kiểm toán báo cáo tài chính trước ngày 15 tháng 6 hàng năm;

12.3. Kiểm toán công trình, hạng mục công trình: Ngoài việc kiểm toán báo cáo tài chính năm, các dự án có thể thuê kiểm toán từng công trình, hạng mục công trình … đã hoàn thành theo yêu cầu quản lý của Chính phủ và Nhà tài trợ;

12.4. Kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành: Tất cả dự án nhóm A, nhóm B khi hoàn thành đều phải kiểm toán trước khi trình cấp có thẩm quyền thẩm tra, phê duyệt quyết toán;

Việc lựa chọn Công ty kiểm toán độc lập để kiểm toán cho từng dự án phải thực hiện theo quy định của Luật Đấu thầu hoặc quy định của nhà tài trợ.

12.5. Báo cáo tài chính năm và báo cáo quyết toán dự án hoàn thành

a) Báo cáo tài chính năm của Ban quản lý các dự án lâm nghiệp là báo cáo tổng hợp các chỉ tiêu tài chính của các báo cáo tài chính từng ban quản lý dự án Trung ương và văn phòng Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp, mẫu báo cáo được lập theo hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

b) Báo cáo tài chính tổng hợp toàn Ban là tổng hợp các báo cáo tài chính toàn dự án của các dự án (bao gồm Trung ương và các tỉnh) và văn phòng Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. Báo cáo tài chính tổng hợp năm phải đảm bảo đầy đủ các biểu mẫu theo quy định của chế độ kế toán Nhà nước, áp dụng thống nhất cho từng dự án.

Mỗi một dự án, Ban quản lý dự án Trung ương phải lập riêng 1 báo cáo cho Ban quản lý dự án Trung ương, đồng thời lập 1 báo cáo tổng hợp toàn dự án gồm Ban quản lý dự án Trung ương và Ban quản lý dự án các tỉnh. Báo cáo tài chính của Ban quản lý dự án tỉnh là báo cáo tổng hợp của Ban quản lý dự án tỉnh và ban quản lý dự các huyện (nếu có tổ chức đơn vị kế toán cấp 4).

c) Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành phải đảm bảo đầy đủ các biểu mẫu theo quy định của chế độ kế toán Nhà nước và hướng dẫn của Thông tư số 33/2007/TT- BTC ngày 09/4/2007 và Thông tư số 98/2007/TT-BTC 09/8/2007 của Bộ Tài chính.

d) Thời hạn hoàn thành và nộp các loại báo cáo như sau:

Báo cáo tài chính năm đối với Ban quản lý dự án Trung ương các dự án và văn phòng Ban hoàn thành gửi các cơ quan quản lý theo quy định trước ngày 15 tháng 2 năm sau;

Báo cáo tài chính năm đối với Ban quản lý dự án cấp tỉnh nộp cho Ban (Phòng TCKT) và các cơ quan quản lý theo quy định trước ngày 10 tháng 3 hàng năm; Báo cáo tài chính tổng hợp toàn dự án gửi các cơ quan quản lý theo quy định trước ngày 30 tháng 3 năm sau;

Thời hạn nộp báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo quy định của Thông tư số 33/2007/TT-BTC ngày 09/4/2007.

Khi dự án kết thúc, Giám đốc, Bộ phận kế toán dự án có trách nhiệm lập, gửi Ban trình Bộ Nông nghiệp và PTNT thẩm tra, phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành theo quy định.

12.6. Thẩm tra, phê duyệt quyết toán

Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp thẩm tra số liệu quyết toán năm của Ban quản lý dự án các tỉnh (đối với các dự án chưa phân cấp thẩm quyền phê duyệt cho tỉnh) và một số Ban quản lý dự án Trung ương (nếu được Bộ phân cấp).

Vụ Tài chính Bộ Nông nghiệp và PTNT thẩm tra số liệu quyết toán năm của Ban quản lý dự án Trung ương một số dự án, thẩm tra số liệu quyết toán tổng hợp toàn dự án năm và thẩm tra, phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành;

Thời gian thẩm tra số liệu quyết toán năm ngay sau khi có báo cáo kiểm toán và hoàn thành trước 30/9 hàng năm.

Thời hạn thẩm tra, phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành theo quy định của Thông tư số 33/2007/TT-BTC ngày 09/4/2007 và văn bản hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và PTNT cho từng dự án cụ thể.

12.7. Công tác kiểm tra

Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Phòng Tài chính,Kế toán) sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ và đột xuất việc chấp hành chế độ tài chính kế toán, định mức chi tiêu, việc ghi chép các sổ sách kế toán, kiểm tra tính chính xác, trung thực của số liệu báo cáo tài chínhcủaBan quản lý dự ánTrung ương và các Ban quản lý dự án tỉnh để uốn nắn những sai xót và xử lý kịp thời những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện.

Các dự án phải thực hiện đầy đủ công tác tự kiểm tra việc chấp hành chế độ Tài chính, Kế toán theo các quy định tại Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính về việc ban hành “Quy chế về tự kiểm tra Tài chính, Kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà n­­ước”.

13. Chi thi đua, khen thưởng

13.1. Hình thành quỹ thi đua khen thưởng

Quỹ thi đua, khen thưởng cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng hưởng quỹ lương từ văn phòng Ban, các dự án quản lý được hình thành từ nguồn ngân sách Nhà nước với mức tối đa bằng 15% tổng quỹ tiền lương theo ngạch bậc của tổng số cán bộ, viên chức trong biên chế, tiền công được duyệt. Hàng năm quỹ thi đua khen thưởng được lập và phê duyệt cùng dự toán quản lý dự án năm.

13.2 Sử dụng quỹ thi đua khen thưởng

a) Đối tượng được hưởng quỹ tiền thưởng là các tập thể và cá nhân sử dụng quỹ lương văn phòng Ban và các Dự án. Mức chi kèm theo các hình thức khen thưởng được thực hiện theo quy định của Nghị định số 121/2005/NĐ- CP ngày 30/9/2005 của Chính phủ.

b) Chi cho các hoạt động khen thưởng gồm:

Tiền mua khung Bằng khen, làm kỷ niệm chương, tập thể, cá nhân lao động xuất sắc, Chiến sỹ thi đua cấp Bộ, vv…

Chi tiền thưởng cho các danh hiệu thi đua theo mức quy định.

14. Chế độ báo cáo

a) Báo cáo tháng

Vào ngày 05 hàng tháng, Phụ trách bộ phận kế toán dự án phải có báo cáo tóm tắt về các hoạt động chi tiêu của Ban quản lý dự án Trung ương, số dư của các tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và số dư quỹ tiền mặt (chi tiết theo từng nguồn vốn) của tháng trước đó cho Trưởng phòng Tài chính,Kế toán để tổng hợp.

b) Báo cáo quý: Ngày 15 tháng đầu của quý tiếp theo

c) Báo cáo 6 tháng: Ngày 30 tháng 7 hàng năm

d) Báo cáo năm: Ngày 15 tháng 2 năm sau

Thời hạn qui định nộp các báo cáo trên nếu trùng vào ngày nghỉ thì phải nộp báo cáo trước 1 đến 2 ngày.

Phòng Tài chính, Kế toán có trách nhiệm tổng hợp chung toàn Ban để báo cáo Lãnh đạo Ban và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.